Autopartage en entreprise – un bon levier d’économies

Les problématiques d’un gestionnaire de flotte automobile sont multiples, avec une nette tendance la hausse. Pendant longtemps, sa direction lui demandait de gérer le parc, en veillant principalement à ce que les véhicules soient entretenus, renouvelés régulièrement et jurdiquement dans les règles. Mais ça c’était avant !

Aujourd’hui leur tâche est de plus en plus complexe. Au delà de la mission cruciale de l’entretien et de la gestion administrative, on va leur demander d’aller plus loin pour devenir :

• un levier de fidélisation collaborateurs avec un choix de véhicule toujours plus récent et performant pour attirer et conserver les salariés
• un levier de performance financière en optimisant au maximum les coûts d’achats et d’entretien des véhicules
• et encore plus récemment, un levier d’excellence écologique avec des véhicules plus durables et respectueux de l’environnement.

Nous avons déjà évoqué dans notre article sur la RSE, les éléments clés à savoir sur le sujet, nous ne reviendrons donc pas dessus ici. Idem pour les notions d’entretien d’une flotte automobile que vous pouvez retrouver dans notre article dédié ci-dessous.

Que cherche-t-on  à faire ?

L’idée ici sera plutôt de voir comment nous pouvons mettre en place une stratégie efficace qui permettra à la fois :

• d’améliorer les performances financières de notre activité en limitant les coûts
• mais aussi d’optimiser drastiquement le bilan énergétique de notre flotte 

Lorsque l’on connait le coup d’un véhicule à l’année, et que l’on cherche à faire des économies, l’équation semble assez évidente : il faut réduire le nombre de véhicule ! Un constat simple mais quid des solutions pour le faire sans pour autant affaiblir le levier de fidélisation que représente un véhicule pour certains collaborateurs.

Et si nous commençions par le commencement

Partons du point de départ : un véhicule coûte cher, et il coutera de plus en plus cher compte tenu du contexte énergétique actuel. Dans les faits, une location de longue durée coûte en moyenne à l’année entre 4000 et 5000€, hors consommation de carburant, entretien et maintenance (réparations, changement de pneus). C’est donc assez vite une charge assez énorme.
Pour faire face à cette réalité, la dernière tendance qui se développe depuis quelques années dans un nombre croissant d’organisations, est la mise en place de gestion des véhicules en libre-service (voitures en pool, carsharing ou autopartage). Ainsi, plutôt qu’une stratégie basique, consistant à systématiquement attribuer un véhicule par conducteur, on constate une bascule sensible vers un modèle hybride, favorisant parfois l’usage du véhicule plutôt que son possesseur.

Pourtant, il n’est pas évident de prendre ce genre de décisions et surtout encore moins, de les mettre en place avec succès. Alors, à qui revient la lourde tâche de faire ce choix et comment s’y prendre ?

Un choix engageant et engagés, mais comment le faire ?

Bien que n’étant pas seuls aux commandes, les responsables de flotte sont au cœur de la gestion opérationnelle et ils savent mieux que quiconque quelle stratégie est la plus rentable pour l’exploitation de leur parc. Ils connaissent l’état du parc actuel, les besoins globalement, les typologies de conducteurs et d’usages, en bref, ils ont en général une bonne vision globale.

Mais est-ce pour autant suffisant ? Probablement s’il s’agit de se poser la question de la pertinence de la mise en place d’un système d’autopartage. Mais pas forcément suffisant, s’il s’agit d’en faire un projet qui va fédérer l’ensemble des parties prenantes et en faire un succès.

En effet, pour s’orienter vers un fonctionnement de véhicules partagés et en libre-service, il faut au préalable établir un constat global de l’usage des véhicules. Celui-ci sera basé sur des critères précis et documentés, issus non pas d’estimations approximatives, mais de données réelles provenant des véhicules tels que :

• Le nombre de km parcourus par chaque véhicule sur des périodes définies (jour, semaine, mois, année). Cela permettra notamment d’identifier immédiatement les véhicules réalisant de courtes distances ou roulant peu souvent et qui sont potentiellement une charge peu utile dont on pourrait se passer.
• Le type d’utilisateur et la catégorie de véhicules (techniciens, commerciaux, cadres, direction). Cela permet de bien catégoriser les usages et segmenter la flottes par usage pour éviter de se retrouver à supprimer le seul véhicule capable de réaliser une tâche précise même s’il est finalement peu utilisé.
• La concentration géographique des conducteurs. Selon le niveau de concentration géographique des trajets et des conducteurs, il sera possible de déterminer aussi potentiellement la capacité de mise en place de véhicules partagés et sur quel volume.
• La fréquence d’utilisation (journalière, hebdomadaire, ponctuelle, rare). Forcément, plus la fréquence augmente, plus le partage peut devenir complexe à gérer. Mais le rythme peut aussi permettre d’identifier des véhicules utilisés fréquemment mais sur des plages horaires très spécifiques, et qui ne sont donc pas utilisés à leur plein potentiel.
• Et bien d’autres critères selon la flotte permettent de prendre des décisions éclairées.

Les critères objectifs sont-ils suffisants ?

Une fois ces critères déterminés il est plus simple de savoir si le système des véhicules en auto-partage sera approprié ou non et dans quelles mesures. Rappelons que, bien que l’un des objectifs soit de générer des économies en diminuant le volume de la flotte auto, il ne faut pas oublier le bien-être des collaborateurs. Ceux-ci doivent être inclus dans la réflexion et intégrer que si leur véhicule leur est retiré, ce n’est pas une sanction, mais bien une avancée. Grâce à ce changement de politique, il sera possible à la fois d’améliorer les performances économiques de son service, mais aussi d’améliorer les indicateurs écologiques de l’entreprise et de ce fait d’en favoriser la politique RSE. Cette politique d’accompagnement du changement est essentielle pour mener à bien un tel projet. Sans lui, il sera quasi impossible d’obtenir l’adhésion pleine et entière des salariés qui sont pourtant les moteurs et utilisateurs du système.

Par ailleurs, la mise en place d’un système d’autopartage comporte également des contraintes d’ordre logistique pour le gestionnaire de parc mais aussi pour le conducteur qu’il ne faut en aucun cas négliger. Là encore, ne pas s’attacher à l’expérience utilisateur serait une erreur majeure qui pourrait compromettre la mise en place de cette stratégie d’autopartage dans votre entreprise.

Le gestionnaire sera responsable d’organiser les attributions et restitutions entre les différents utilisateurs du véhicule. Cela implique un effort de gestion supplémentaire qui demande une réactivité et une disponibilité accrue notamment en cas de retard ou d’imprévus rencontrés par les chauffeurs. 
La mise à disposition des véhicules est la principale contrainte pour les conducteurs. Jusque là, les flottes en pool étaient encore peu diffusées car obligeaient à se déplacer au dépôt pour accéder aux clés du véhicule, souvent disponibles dans une armoire à clés… aléatoirement sécurisée. En bref, une sécurité approximative, une gestion complexe, un côté pratique très discutable pour les conducteurs, et donc une mise en oeuvre pénible. 

De plus, sans chauffeur attitré, plus personne n’est responsable du véhicule, quand il s’agit de son entretien ou de sa gestion quotidienne. Seul le gestionnaire de flotte devra s’assurer que le véhicule est entretenu et à jour de tous ces contrôles et révisions.

Mais là encore, tout cela c’était avant ! Aujourd’hui, il existe des solutions pour profiter pleinement des économies générer par le partage des véhicules sans avoir à en subir les contraintes logistiques !

Voici l’autopartage à l’ère digitale !

Grâce à l’avénement de la digitalisation et notamment des objets connectés (IOT), il est possible de mettre en place des systèmes permettant l’autopartage digital.

Par exemple, la solution proposée par Carmoove permet de bénéficier d’un autopartage 100% automatisé et dématérialisé avec de nombreuses options selon les cas :

• L’ouverture et la fermeture des portes à distance.
• L’immobilisation du véhicule à distance en cas de tentative de vol ou d’utilisation non autorisée.
• La disponibilité des clés dans l’habitacle du véhicule (boitier interne).

Carmoove vous offre un accès digital à vos véhicules via une commande à distance, un badge (RFID) ou encore par connexion Bluetooth.
Plus besoin d’armoire à clés ou de subir une gymnastique intenable des rendez-vous pour récupérer les clés à la dernière minute à des endroits très éloignés. La solution proposée par Carmoove permet à vos conducteurs d’être parfaitement autonome, et vous permet de gérer à distance l’ensemble de vos véhicules. De plus, avec la remontées des données à chaque trajet, vous êtes au courant des potentiels défauts sur le véhicule sans même le voir ou que le conducteur ne vous remonte un défaut.

En bref, une solution qui vous permettra de gérer votre parc auto tout en préservant et en augmentant votre productivité. 

Si vous avez des questions ou des remarques, n’hésitez pas à commenter ci-dessous ou à nous contacter directement.

Crédit : Photo par Markus Winkler sur Unsplash