Les secrets d’un parfait entretien de flotte automobile
L’entretien du parc auto, voilà un sujet phare pour les gestionnaires de flotte qui mérite que l’on s’y penche très sérieusement ! La maintenance des véhicules d’une entreprise est fondamentale pour sa productivité mais surtout pour sa compétitivité et pour cause : la flotte auto est le 3ème poste de dépenses des sociétés (le 2ème pour le secteur du transport) juste après les salaires. L’enjeu est donc de taille !
Quelles sont les problématiques du gestionnaire de parc ?
Si la maintenance des véhicules de société est de première importance, elle est aussi celle qui génère le plus de problématiques pour les gestionnaires de parc auto. Après avoir audité plus de 400 entreprises de tout horizon et de toute taille, nous avons relevé les difficultés majeures rencontrées par nos clients gestionnaires :
Pannes à répétitions qui se cumulent (« sur-pannes ») jusqu’à l’immobilisation du véhicule engendrant des frais additionnels (location ou achat d’une voiture de remplacement, frais de dépanneuses, réparations etc).
Gestionnaires qui manquent d’informations fiables pour comprendre et valider les devis transmis par leurs mécaniciens.
Données relevées par les chauffeurs erronées ou non transmises aux gestionnaires (date, kilométrage, voyants sur tableau de bord, etc.).
Perte de temps à chercher les informations dans un historique « papier » sur plusieurs années (classeurs) pour tenter de maîtriser les coûts et des délais sur les entretiens passés et à venir.
Les difficultés listées ci-dessus restent bien entendu non exhaustives. Toutefois, elles sont celles qui reviennent le plus souvent dans le quotidien des responsables de parc auto selon leurs témoignages. Nous avons donc cherché à analyser le contexte et les moyens avec lesquels les gestionnaires de flotte gèrent l’entretien de leur véhicule afin comprendre l’origine de toutes ces avaries.
Quelles sont les causes des problèmes liés à l’entretien des flottes automobiles ?
Nous avons isolé 4 raisons principales :
L’absence d’un diagnostic efficace, en amont, afin de détecter les problèmes éventuels et prendre les mesures qui s’imposent avant la panne.
En général payant (100€ en moyenne), et nécessitant l’immobilisation du véhicule, peu de gestionnaire de flotte vont faire réaliser ce type de diagnostic en cas de suspicion d’avarie. Résultat, il ne sera réalisé chez le garagiste qu’après la panne effective, pour en déterminer la cause et la corriger, il est donc déjà trop tard malheureusement.
Le manque de suivi des travaux d’entretien et des pièces changées au fil du temps par manque d’organisation et de méthode d’archivage.
En effet, très rarement digitalisées, les factures sont au mieux archivées dans des classeurs pas toujours bien organisés. Il devient alors très difficile de suivre l’historique d’un véhicule et de prévoir les prochaines échéances, récurrentes ou non. Et là encore, lorsque l’on se rend compte qu’une pièce d’usure mériterait d’être changée, il est parfois trop tard.
Le manque d’implication et de réactivité des chauffeurs concernant les remontées d’informations du véhicule afin de réaliser les entretiens en temps et en heure.
Peu de sociétés ont les moyens humains et/ou financiers permettant de mettre en place une politique RH visant à responsabiliser les conducteurs de véhicule. Si certaines entreprises y parviennent, c’est souvent au sacrifice d’énormément de temps (formation, sensibilisation) et d’argent (prime, incentive, challenge).
L’absence de solution logicielle pour le suivi et la planification des entretiens et contrôles techniques à venir.
Bien souvent manuel, ce suivi nécessite une rigueur exemplaire et une forte collaboration des conducteurs. Parfois réalisé à l’aide d’un logiciel, celui-ci nécessitera bien souvent une saisie manuelle des données du véhicule, donc lourd à gérer. Certains systèmes externes (outil télématique, carte essence, badge télépéage, etc.) peuvent remonter des données de suivi mais qui ne sont pas centralisées et qui nécessitent du temps d’analyse et d’archivage.
En conclusion, on s’aperçoit que l’entretien des parcs autos avec les moyens classiques dont disposent les gestionnaires de flotte, que ce soit des logiciels dédiés ou un fichier Excel, s’avère complexe, coûteux et très chronophage pour l’entreprise.
Question : existe-il une solution globale pour régler l’ensemble de ces lacunes d’entretien ?
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